專案管理的藝術：為何 Project Management 在 APP 開發中不可或缺
在數碼轉型的浪潮中，應用程式是企業與消費者互動的重要橋樑。正如我們在用戶體驗設計篇所提到過，企業可因不同目的開發多種類型的應用程式，例如，為滿足客戶需求而開發的會員應用程式，或是為提高工作效率而設計的內部管理應用程式。
然而，一個成功的應用程式不僅需要出色的 用戶體驗 (UX) 和 用戶界面 (UI)設計，成功的APP開發背後都有著強大的專案管理 (Project Management/ PM) 在支撐，強大的專案管理不僅確保開發流程的順利進行，在多變的環境和技術挑戰中提供了穩定和高效的應對，令專案能在在既定的資源和時間內成功落地。今天，我們訪問了 Motherapp 專案管理團隊，和大家探討為何專案管理在應用程式開發中不可或缺。
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什麼是 專案管理 和 專案經理 ？
專案管理 (Project Management) 是指在有限的資源和時間內，通過計劃、組織、協調和控制，達到特定專案目標的過程。專案管理涵蓋了從需求分析、設計、建設、測試和落成等各個階段，確保每個環節都能順利進行並達到預期效果。需要注意的是，專案管理並不一定局限在科技範疇，不同行業會根據各自的特性和目標開啟新專案。企業資源是有限的，為了最少化專案成本，確保資源能夠充分運用，這些專案便需要專案管理專業 (Project Management Professionals) 協助管理。
為此，專案經理 (Project Manager/ PM) 會透過制定詳細的項目計劃，包含時間線、資源分配和風險管理等，協助管理項目。專案經理的存在確保專案中不同開發階段都能按時交付，達到預期的質量標準，並且協助應對突發風險。
專案經理的關鍵角色
我們可以視專案經理為專案的單一負責人 (Single Point of Responsibility of the project)，需要協調客戶方和公司內部開發團隊。在一個應用程式開發專案中，通常會涉及多個不同的角色和部門，例如工程師和產品設計師。每個角色都會專注於自己的工作任務，負責完成特定的部分。
專案經理的主要任務是全盤掌控整個專案，確保每個角色的工作進展順利。他們會進行一對一的溝通，以確保各個環節的協調和配合。涵蓋了從需求收集到項目交付的各個環節。他們需要確保每個環節都能順利進行，並最終實現客戶和用戶的需求。可以說，專案的每一個細節都與專案經理息息相關，這使他們成為專案成功的關鍵。
專案經理 的工作流程
普遍而言，在一個專案經理的工作流程會包括：
確認項目目標 (Confirm Project Objective)
專案經理的首要任務是與客戶和利益相關者進行深入交流，確認項目的具體目標和期望。這包括理解項目的願景、主要功能需求、目標用戶群體以及預期的商業價值。通過詳細的討論和確認，確保所有相關方對項目目標達成共識。
定義項目範疇 (Define Project Scope)
在確認項目目標後， 專案經理需要明確項目的範疇，這包括確定項目的邊界和限制，列出所有的主要任務和驗收條件 (Acceptance Criteria)。清晰的項目範疇有助於避免範疇蔓延，確保項目團隊集中精力完成核心任務。
項目規劃及設計 (Project Planning and Design)
詳細的項目規劃如制定時間線、分配資源、設定階段性目標等到時專案經理需要進行的規劃，確保每個階段的工作都有明確的指引和可交付成果。
管理項目組織 (Manage Project Organization)
專案經理 負責管理項目團隊，確保每個成員都能發揮其專長並協同工作。一個專案通常會涉及多個不同的角色和部門， 專案經理需要全盤掌控整個專案組織，確保不同角色之間能合作順利，確保各個環節的協調和配合。
項目管理和監察 (Project Management and Monitoring)
在項目執行過程中， 專案經理需要持續監控項目進展，確保各個任務按計劃進行。同時， 專案經理還需要具備敏銳的問題識別和解決能力，能夠及時識別和解決出現的問題和風險，制定應對計劃以及在問題出現時迅速采取行動。
隨着專案管理的工作模式不斷發展，現時，不少專案經理會選擇使用敏捷式開發作 (Agile Methodology) 為項目的管理模式。敏捷式開發比起傳統的瀑布式開發 (Waterfall Methodology) 提供更高靈活性，幫助專案經理應對項目期間可能遇上的變動。
專案管理 的重要性
確保項目進度和質量
專案管理的首要目標是確保項目的進度和質量。如前所述， 專案管理能夠透過制定詳細的項目計劃，確保開發的每個階段都能保證一定品質和在既定時間內完成。在應用程式開發中，設計和開發過程經常需要應對不確定性和變化。專案經理需要管理和監控進度，確保項目能夠靈活應對變更，同時避免延誤和超支。
資源優化和協作
在資源有限的情況下，專案經理通過調整優先級和合理分配資源，確保關鍵功能和任務得到優先處理。專案經理需要確保團隊的相關成員如設計師、開發人員和測試人員，都能有效協作，確保開發任務無縫銜接，共同推進項目。這涉及資源的優化分配，確保每個成員的技能和時間都能有效利用，提升整體效率。
避免常見專案困境陷阱和應對策略
及時的溝通及回饋
在設計階段，不同層級的持分者可能會對最終產品有不同期望，企業內部可能會有多於一種想法，不只是在應用程式的功能細節上，在視覺設計上尤為明顯。
為了促進更順暢的溝通，在設計過程中盡早將預期效果展示予組織內不同持份者，及早獲得反饋和認可，能有效避免溝通上的誤解。在項目初期，清晰界定各層級管理者的角色與期望十分重要，除此之外，提前設定好設計審查的時間和流程，能確保各方對進程的理解一致。
在每個設計階段，清晰指出不同相關部門的參與程度和所需的反饋也是至關重要的。及早展示設計 Demo 給管理階層，讓他們提前了解設計效果並提出意見。通過來回的設計迭代，確保最終成果能夠滿足所有利益相關者的需求。例如，盡早安排設計評審會議，邀請不同層級的管理者參加，展示最新的設計進展，並收集他們的反饋。這樣的做法能有效避免在設計完成後才發現重大問題，從而節省整個項目的時間和資源。
對開發應用程式而言，良好的設計不僅能提升用戶的操作便利性和滿意度，亦能直接影響終端用戶對品牌的整體印象。為了避免常見的設計陷阱，企業需進行細致的研究和需求分析，確保應用程式能夠精準地解決目標用戶的實際需求。此外，持續的溝通與回饋機制也是成功開發過程中不可或缺的一環，保障解決方案的設計能夠及時調整與優化。
差距分析 Gap Analysis
在應用程式開發過程中，客戶對程式功能的了解不充分會導致後續的需求變更和期望不一致，又或導致提出的需求遠離現有應用程式產品框架，拉長目標項目時間線或影響原定的資源配置。為了避免這種情況，在項目初期進行詳細的差距分析是一種策略。
在項目初期，專案經理可以與客戶深入討論，進行詳細的功能演示和說明，確保他們了解現有產品功能的具體操作、應用和限制。通過實際操作演示，使客戶對產品有直觀的了解。當客戶提出新需求時，專案經理可進行資源和時間評估，確定這些需求對項目進度和資源配置的影響。與客戶討論並達成共識，確定哪些需求將會納入項目，及該調整對項目整體的影響，例如延期或增加預算。建立透明的溝通機制，定期與客戶進行項目進度匯報，確保他們了解項目狀況和可能的變更。使用變更控制流程，確保所有需求變更都經過審慎評估和討論，避免後續頻繁變更。
專案管理 的成功秘訣
統一的共識和清晰的願景
成功的應用程式開發專案需要在項目啟動階段就建立一個統一的共識和清晰的願景，這對於所有參與者來說至關重要。這樣的共識能夠確保每個人都能朝明確的最終目標進發，跟隨在開發過程中不同階段應遵循的方向。即，專案經理應該與所有關鍵利益相關者進行深入的溝通，明確項目的使命和驗收條件，以避免在開發過程中出現分歧。
對於希望開發應用程式的企業來說，第一步是需要在內部統一對該應用程式的期望。因為各個部門對於它的理解和重點往往存在差異，例如IT部門可能更關心系統的技術規範，而市場部則可能專注於如何利用APP實現市場推廣目標。因此，我們建議企業在專案啟動前，進行深入的內部評估，排定任務的優先順序，並確認是否能夠實現這些目標。
在這個過程中， 專案經理 的角色尤為重要，他們需要管理所有人的期望，並持續提供相關的信息，讓每位團隊成員都能夠了解項目的進展情況以及可能的影響。
在合理的時間和資源範圍內達成預期效果
成功的專案還必須在合理的時間和資源範圍內達成預期效果。即使最終能夠按時交付產品，但如果嚴重超出預算或原定的開發周期，那麼這樣的專案也不會被視為成功。因此，專案經理必須在專案的每個階段仔細監控進度，確保各項工作在可控範圍內進行，以達到最佳的資源利用效率。
要避免超出原有的資源範圍，從小開始，逐步擴展建立理想是不少成功的應用程式所使用的策略。企業可以先在第一階段，運用最較時間推出一個據基本功能的應用程式，快速進入市場穩固地位。
在推出後便可以根據用戶的反饋和收集到的數據分析，不斷優化和擴展功能。這不僅能提高用戶的參與度，還能幫助企業在實踐中更好地了解市場需求和用戶行為。即，企業能夠透過第一階段加入的用戶數據，分析市場偏好，找出哪些功能更受歡迎，哪些活動反應平平。這種數據驅動的方法能夠幫助企業找到正確的發展方向，進而有效降低開發風險，避免資源浪費。
由此可見，雖然思考大方向非常重要，但最有效的方式是先從小處著手，這樣不僅能夠迅速投入市場，還能在實踐中獲得寶貴的數據支持未來的業務發展。通過這種方式，企業可以更靈活地應對市場變化，並最終實現預期的商業成果。
總結
在應用程式開發過程中， 專案管理是確保項目成功的關鍵因素。通過詳細的項目計劃、資源優化和協作、風險管理和問題解決， 專案經理能夠確保項目的進度和質量，最終實現客戶和用戶的需求。
無論是設計師、開發人員還是測試人員，他們的努力和專業技能都需要在專案經理的統籌下，才能最大化發揮作用。通過專案管理的藝術，APP開發不僅能夠按時、按質完成，更能夠在市場競爭中脫穎而出，為企業和用戶帶來真正的價值。
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