業務分析的藝術：為何 Business Analysis 在應用程式開發中不可或缺
在數碼轉型的浪潮中，應用程式是企業與消費者溝通和互動的重要橋樑。正如我們在 用戶體驗設計篇 和 專案管理篇 所提到過，企業會因不同目的開發多種不同類型的應用程式，例如，為滿足客戶需求而開發的會員應用程式，或是為提高工作效率而設計的內部管理應用程式，企業會為了解決不同的商業問題而決定開發一個應用程式。然而，單靠優秀的設計和強大的技術支援並不足以確保一個應用程式項目的成功。業務分析（Business Analysis, BA）在應用程式開發過程中發揮著至關重要的作用，確保企業需求得到精準實現，並且項目能夠順利達成預期目標。
在這次訪談中，我們與 Motherapp 的業務分析團隊進行了深入對話，探討了 BA 如何幫助應用程式項目成功，並解決項目過程中的常見挑戰。
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什麼是業務分析？
Business Analysis 的核心價值
業務分析（Business Analysis, BA）是一個旨在幫助企業識別需求並制定解決方案的過程。BA 的主要目標是確保每個開發決策都能準確反映客戶的業務目標，從而提高開發的效率與準確性。
BA 的角色不限於技術層面，更專注於業務和解決方案的可行性。這意味著 BA 需要了解企業的整體業務運作，並將這些運作轉化為開發中的具體需求和功能。例如，當企業希望推出一款新應用程式時，不論是對外還是對內，BA 會從客戶的業務角度出發，協助定義具體需求，並在開發過程中持續調整，以確保每個步驟都符合業務的最終目標。
業務分析的核心作用
一個成功的應用程式不僅依賴於技術開發的精湛，更需要精確的業務需求識別。這是業務分析的核心作用所在。業務分析師會根據客戶的初步想法，透過深入的分析和訪談，幫助企業釐清需求，確保在項目初期便能建立清晰的方向。這不僅能夠避免後期的無謂變更，也能大幅提升項目效率。
因此，BA 的工作不僅僅是記錄和發掘需求，還需進行需求的優化和修訂，以幫助客戶制定最具實施性的解決方案。如果有一間企業希望開發一個內部管理應用程式，但並不太清楚最根本的問題核心，BA 團隊就會透過多次訪談和業務流程分析，幫助客戶縮小範圍，聚焦於最能解決痛點的核心功能，最終幫助項目順利推進。避免因初步需求廣泛，開發團隊難以根據這些需求具體落實開發方案的困難發生。
業務分析師的角色、責任與工作流程
前期需求分析
BA 的首要責任是進行前期需求分析。這通常涉及與客戶的深入對話，以了解他們的業務需求、挑戰及目標。BA 不僅要了解技術上的可行性，還需站在不同的業務應用情境 (Use Cases)，幫助客戶發掘那些可能被忽略的需求點。這一步至關重要，因為它能夠為整個開發過程奠定基礎，確保後續的每一個決策都能服務於整體目標。
因此，在前期需求分析階段，BA 不僅需要了解客戶的業務目標，還需將這些目標轉化為具體的功能需求。這個過程通常涉及創建簡單的流程圖。BA 會與設計師緊密合作，準備初步的線框圖 (Wireframes)，用以展示應用程式的操作界面和功能流程。通過這些視覺化工具，客戶和團隊能夠更直觀地理解整體架構，並確保每個環節都符合業務目標。這種方法不僅有助於將複雜的業務需求簡化，還能確保所有相關方對開發方向達成共識，並在每個開發階段合理分配資源。當所有用戶都理解並同意應用程式的流程時，開發團隊就能更有效地進行設計與編碼，確保項目按計劃進行並達成客戶的期望。
制定解決方案和撰寫功能規格 Functional Specification
在進行需求分析後，BA 的下一步是思考解決方案詳情。在這一階段，業務分析師會與其他功能團隊合作，就初步構思的解決方案內的不同部份，向專門負責該功能的團隊確實，以便制定詳細的功能規格書 (Functional Specification)。這份規格書涵蓋了應用程式的所有功能細節，從系統工作流程到具體的業務規則。這一步對於開發團隊來說尤為重要，因為它能夠確保技術開發與業務需求的對齊。
功能規格書不僅僅是技術文件，它還是一個溝通工具，幫助團隊之間、團隊與客戶之間建立共識，確保所有人都在同一個方向上前進。例如，當涉及到複雜的業務規則時，BA 會與技術團隊一同討論，確保規則的實施方式既能符合業務需求，也能在技術上可行。
持續溝通與確認
開發過程中，需求變更幾乎是不可避免的。BA 的另一項關鍵職責便是持續與客戶和開發團隊保持溝通，確保每一個變更都能被正確理解和有效實施。這不僅僅是一次性的溝通，而是一個持續的過程。BA 除了會在初期進行需求確認，以確保顧客的理解與產品介紹的功能相同，以及透過討論收集客戶想要做到的功能效果，幫助客戶尋找能夠解決現有痛點的方法，把關解決方案設計背後的邏輯，在現行技術基礎能夠達到的效果和顧客的期望中間尋找一個平衡，確保最終的交付結果符合客戶的業務期望。
業務分析如何確保項目成功？
靈活應對需求變更
在應用程式開發中，需求變更常常發生，特別是當企業的市場環境或內部需求發生改變時。這些變更如果處理不當，可能會導致項目延誤或超出預算。BA 的職責是靈活且高效地考量這些需求變更能夠如何融入到已開展的解決方案之中，降低其對解決方案開發進程的影響，確保項目進度和資源分配的平衡，並確保變更能夠在不影響整體質量的前提下快速落實。
通過預先規劃和建立良好的溝通機制，業務分析師能夠幫助團隊有效應對需求變更。例如，在一個項目中，客戶在開發中途提出了一項新的功能需求。BA 能迅速評估了這一需求對項目進度的影響，並與客戶商討最合適的實施方案。最終，這一變更被有效融入原有開發進度中，避免了不必要的延誤。
與客戶的有效溝通
良好的溝通是應用程式開發成功的關鍵之一。由於業務分析師的溝通會涉及多個持份者，除了會與顧客方面進行需求溝通外，BA 亦會與內部開發團隊以及設計團隊進行溝通。通過建立透明的溝通機制，確保客戶始終掌握項目進度，並能及時就需求變更或技術挑戰做出決策。值得留意的是，業務分析師未必是應用程式開發的專家，但是他能夠知道不同範疇的問題和解決方案需要那些功能部門的投入。
在實踐中，這種溝通包括事前的需求確認會議、真正落手開發前的功能規格書、以及開發中的持續溝通等等。因此，BA 能夠及時收集客戶的的新要求，並盡可能在滿足客戶的需求下，根據實際情況進行調整。例如，在一個會員應用程式的開發過程中，客戶在初期階段並不完全確定如何設計用戶的積分獎勵系統。BA 團隊通過定期的討論，協助客戶優化獎勵機制，最終推出了一個能夠提升用戶參與度的解決方案。
範疇控制與風險管理
在應用程式開發項目中，範疇蔓延/需求蔓延 (Scope creep) 是一個常見挑戰，在討論的過程中，難免會有更多新的想法加入到需求當中。BA 的作用是幫助項目團隊控制範疇，確保資源和時間得到最佳利用，並在項目過程中提前識別和處理潛在風險。BA 會在項目初期明確定義每個階段的範疇，並定期與客戶討論進展情況，以確保項目保持在既定軌道上。例如，在一個複雜的應用程式項目中，BA 通過仔細分析需求，幫助客戶先聚焦於必要的功能，從而使項目能夠在預算範圍內按時完成。
常見的業務分析挑戰
時間緊迫
項目時間通常是客戶方的首要關注點之一。應用程式開發過程中，時間壓力無可避免，特別是當市場需求瞬息萬變時，企業往往希望在最短時間內完成項目，以搶佔市場先機。然而，時間壓力會為項目的進度與質量帶來雙重挑戰。
在這種情況下，BA 的角色至關重要，BA 的角色可以在項目開始時幫助把關和規劃需求管理，確保團隊能夠優先處理核心功能，盡可能在有限的時間內幫助客戶針對主要業務目標。舉例來說，如果某客戶在非常緊張的市場環境下要求快速推出一款應用程式，BA 的存在可以盡可能通過快速的需求分析，集中資源於客戶最關心的功能上，最終確保產品在既定期限內順利上線，同時確保必要的用戶體驗和功能。
需求不明確
客戶在項目初期對需求不明確是常見現象，特別是當企業正處於探索階段或應用程式的用途仍未完全明確時。這樣的模糊性會使得項目面臨進展緩慢甚至重複修改的風險。然而，BA 的角色正是在這種情況下發揮重要作用。BA 能通過多次的會議、訪談和需求分析，幫助客戶梳理清楚其業務目標，並根據這些目標制定具體的功能規劃。這不僅避免了後期的頻繁變更，也確保了項目的整體效率。例如，某企業在開發一款內部管理應用程式時，初期需求較為模糊，並不清楚應優先開發哪些功能。BA 團隊透過與客戶的深度訪談，釐清了客戶的關鍵需求，並將這些需求轉化為清晰的功能規格，確保開發進度順利推進。
需求變更的靈活應對
需求變更在應用程式開發中是無法避免的，無論是由於市場環境的改變，還是企業內部策略的調整，變更經常發生。這些變更如果處理不當，會對項目進度和資源分配造成較大影響。BA 的專業技能在於能夠快速應對這些變更，並確保項目進度不會受到過度影響，根據實際需求調整範疇，靈活處理每個變更請求。這樣的靈活應對能夠確保項目在變更發生時，仍能在規劃的資源和時間範圍內運行。舉例來說，某項目中途因市場趨勢變化，客戶要求新增一個重要功能，BA 團隊迅速評估了新增需求的影響，並提出了既不影響進度又滿足需求的解決方案，盡可能確保項目的開發時間表。
保持開放心態與靈活性
在項目開發過程中，保持開放心態和靈活性是成功的關鍵之一。開發應用程式時，企業若能預留一定的時間和資源餘地，會更有效地應對開發過程中的不可預見變更。這種靈活性不僅有助於 BA 更好地調整範疇，還能確保項目不因小的變更而陷入困境。
當企業願意保持一定的靈活性，並對變更保持積極態度時，項目往往能更順利推進。BA 在每個階段都會與客戶進行開放的討論，幫助他們預見潛在的需求變更，並制定相應的應對計劃。這樣，當變更發生時，客戶能夠迅速做出反應，並將其融入到項目中。例如，某客戶在開發過程中遇到業務方向的調整，BA 提前與客戶討論了可能的變更情境，最終這些變更得以快速整合進項目進度中，沒有延誤最終的交付時間。
從業務分析角度看，何謂成功的開發？
在業務分析的視角下，成功的應用程式開發項目不僅在於交付符合技術規格的產品，更重要的是確保客戶滿意並達到其業務目標：能夠達成客戶的初始目標、解決具體問題，並且團隊協作順暢、最終為客戶帶來實質性業務提升的項目。這種全面的成功不僅體現在技術上的精準交付，更體現在對客戶整體業務的深遠影響上。
首先，最基本的標準是項目能夠準確解決客戶一開始所遇到的問題，並達成預期的商業目的。當客戶的業務需求在應用程式中得到了恰當的體現，且項目過程中意外和挑戰較少，這便是成功的關鍵。這意味著，即使某些細節可能與最初的預期有些差異，只要雙方能夠通過良好的溝通達成共識，並靈活調整，最終實現客戶的核心需求，這樣的項目便是順暢且成功的典範。
其次，團隊之間的積極參與和合作也是項目成功的重要因素之一。每一位團隊成員的迅速反應與專業投入，不僅能加速溝通效率，還有助於確保開發過程中的每一個環節都得以高效完成。這樣的合作氛圍，不僅能確保項目的順利推進，還能讓最終交付的產品更好地符合客戶的需求。例如，當所有人都能夠迅速回應需求、積極解決問題時，項目進展會顯得更加順暢，且最終交付的產品會更貼合客戶需求。
此外，項目的成功不僅限於技術層面的達成或功能上的實現，更在於它能夠帶來實際的商業價值。若開發的應用程式能夠幫助客戶提升品牌形象、促進收入增長，並對業務發展產生實質性的積極影響，那麼這樣的項目無疑是成功的。無論是通過應用程式提升企業內部運營效率，還是增強與客戶的互動體驗，這些都代表著項目已達到了客戶預期的最終目標，並進一步推動了業務的發展。
結論
總結來說，業務分析在應用程式開發中扮演著不可或缺的角色。從需求分析到範疇控制，BA 能夠幫助企業在開發過程中保持靈活性，並確保最終產品能夠滿足業務需求。業務分析師能以其專業知識和豐富的經驗，為客戶提供了全方位的解決方案，確保每個項目都能達到或超越客戶的期望。
對於有意開發應用程式的企業來說，與 BA 緊密合作不僅能提升項目效率，還能避免常見的開發陷阱。透過業務分析的深入參與，企業能夠更好地實現數位轉型目標，並在競爭激烈的市場中脫穎而出。
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